时间轴既可以纵向联系区域和学校之间的沟通，也可以展现一位教师在一段时间内课堂的教学评价、教研活动的表现、论文出刊甚至是公益活动等的综合素养，时间轴也可以横向联系比较学院各室之间对特定目标、项目、课题、培训、教研的绩效和成果。如何 保证档案质量就要在源头控制，在兼职档案管理员提交文件后，部门责任人需要在规定时间内对文档进行审核和批复才能完整档案提交过程，时间轴在这一过程提升了责任人对文件归档的重视和规范。

3.3 重视归档质量，优化审核责任流程，提升效益

新实施的《规定》着眼于电子归档制度规范以及档案管理质量和监督，其一表现在《规定》第四章第一节第二十三条规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力。这一论述对电子档案的效力进行了正面回应，将近些年档案行业对电子档案属性的认识通过规章的形式确定下来，有利于定纷止争，将电子档案的关注方向从理论争议引导到具体管理上来。其二表现在第五章《规定》对机关档案信息化建设的专章规定中“数字化工作要建立常态化机制，重视真实性管理和全文识别（OCR）工作”，另制度中也加大了国家对地方电子化档案的监督检查力度。对电子档案质量的重视则需要加强文档质量的保证，主要通过增加平台信息审核版面以及完善档案管理人员体系。电子档案管理平台增加的审核版面应包括审核进度以及审核专员，对不同级别档案对应不用等级的档案审核员，审核版面和功能的增加可以提高各部门对档案的重视以及质量的保证；由此，明确审核专员等级则并不可少，电子档案如同纸质版档案也要拥有对档案质量把控的领导以及签名，在《规定》中已经逐渐在提高规范，例电子签名的法律效力等同于纸质签名，完善档案管理人员体系也是档案责任的体现。

4 结语

当前，区域教育学院的电子信息档案管理需要稳中求进，本文提出了改进和创新的建议：在统一归档制度以突出主题、提高文档辨识度、提高效率、建设档案文化；加强时间概念，以时间轴表现形式系统性展现区域部门、学校、个人的数据或主题性案卷，利于教育领导者科学决策；通过完善档案管理制度和增加平台审核版面，以提高电子信息档案质量，使平台的建设和使用更趋于成熟和稳健。

[1]付馥蓉.中学档案数字化管理现状及对策分析[J].兰台内外,2019(09):65-66.

[2]周帆.“互联网+”时代高校档案管理工作创新研究[J].办公室业务,2019(06):166.

[3]郭庆.论学校文书档案管理信息的电子化应用[J].办公室业务,2018(06):95-96.

1 教育学院电子信息档案管理随着信息化时代的发展，特别是2012年“互联网+”概念被公开提出，以及2015年其概念和应用正式被国家认可并纳入政府工作报告，互联网与传统行业的结合不断创造出一个又一个新的领域。其中“互联网+”教育（线上教学）和“互联网+”政府（信息化办公软件）的结合，诞生了教育行业的档案信息化管理，由此电子档案信息化平台应运而生。2019年1月1日起国家档案局正式实施第13号令部门规章《机关档案管理规定》（以下简称《规定》），其中第五章对机关档案信息化建设进行了专章规定，提出了机关档案信息化建设的整体框架。教育学院是为基础教育提供专业服务的教师进修院校，肩负着教师教研和培训的重任，电子信息档案的管理尤为重要。2 电子档案信息化平台现状2.1 平台建设:功能完善却难于监管根据档案信息化建设的框架，其中所强调的档案信息化发展应当以数字档案室建设为主要形式，即将传统的档案形式全部转化为信息化模式，从实体化档案转向虚拟化，对平台的建设有了更高的要求。教育学院的档案信息化电子平台是由第三方软件公司开发的综合档案管理系统，近几年来随着信息化的建设，功能也日趋完善。其中基本的功能有档案分类，按照单位实际情况制定档案门类的规范，选择合适的门类大大提高检索质量。教育学院是以研究、指导、管理、服务为职能，以本单位为例，有德研室、教研室、科研室、师训部、干训部、信息部等十几个部门，而这些部门档案既独立又相互联系。每个部门配备兼职档案员，由其利用安全网络将本部门档案上传，再由单位专职档案管理员进行统一审核管理。档案信息的录入严格按照《机关档案管理规定》进行。领导、各部门兼职档案员可以根据各自的权限上平台浏览、查阅相关档案资料，资源共享的优势也一步一步发挥出来。但是，在档案管理信息化管理平台功能日趋多样的情况下，对资源的有效性、及时性和真实性难以监督和管理。其一，虚拟化的文件流程不同于纸质文档，没有互动性和立体性，更加扁平化，对上传文件质量管理审核人员组织架构不明确，很难适应信息化虚拟化文件归档；其次，功能化的扩展面大和速度快，后续进程没有及时跟上。最后，电子签名授权力度并不等值于手写签名 平台发展:管理高效但缺乏沟通在信息化平台发展的道路上，档案管理工作效率大大提升。信息化较纸质版归档的进步，从空间上节省占地使用面积；发现问题校正速度快，节省装订成册的人力资源和时间成本；上传档案无纸化办公，节约时间成本和纸张资源，也充分实现了档案资源的共享。相对于纸质版，信息化档案管理则很大程度上弥补了纸质版的缺点，将档案的集、存、归、查流程体系变得更为有条不紊，并实现了档案管理的资源共享。在档案管理工作变得高效的同时，区域与学校部门之间的沟通协调变得尤为重要。由于信息化时代多样化发展的特点，教育学院作为区域中小（幼）学校的管理单位，学院与学校之间的档案内容、管理模式、编制门类只有一致统一起来，该档案文件才高效可用。但目前区域与学校档案管理缺乏沟通，整理要求繁复多样，存在按卷、件、组、张等多种整理方法和要求，即使立卷，不同类型档案也要求不一，给档案人员认知、掌握、操作和管理带来困难。3 电子档案信息化平台的改进和创新3.1 统一门类规范，重视主题突出的内容模式，方便监管在统一规范的标准下突出主题，加大对主题的重视。首先，在新版《规定》中，档案分类方面重视门类划分，压缩门类级次，统一一级门类和二级分类，以实现门类扁平化、标准化、规范化为目标，为规范管理和资源共享共用提供便利。《规定》的门类划分是档案资源规范建设的第一步，教育学院依此梳理机关档案实体并为档案管理系统确定统一的门类菜单，以实现各部门及下属单位统一规范化管理，在此实现了信息化平台中多样化特点下制度与档案的统一。文件的主题词直接突出该文件的主旨与特色，在这信息集成的平台上，主题的集合可彰显出学院档案文化，利于档案信息文化的建设 加强时间概念，提供时间轴的表现形式，方便沟通档案管理室是对于时间的一种冻结和累积，但是在如今的档案管理服务中，档案的价值不仅仅是储存和封闭而是共享的展现。在“互联网+”和大数据的背景下，时间轴是一个很好的表现形式。通过互联网技术，依据时间顺序，把一方面或多方面的事件串联起来，形成相对完整的记录体系，再运用图文的形式呈现给需求者。时间轴在档案管理的运用，最大的作用就是文件档案系统化、完整化、精确化。时间轴既可以纵向联系区域和学校之间的沟通，也可以展现一位教师在一段时间内课堂的教学评价、教研活动的表现、论文出刊甚至是公益活动等的综合素养，时间轴也可以横向联系比较学院各室之间对特定目标、项目、课题、培训、教研的绩效和成果。如何 保证档案质量就要在源头控制，在兼职档案管理员提交文件后，部门责任人需要在规定时间内对文档进行审核和批复才能完整档案提交过程，时间轴在这一过程提升了责任人对文件归档的重视和规 重视归档质量，优化审核责任流程，提升效益新实施的《规定》着眼于电子归档制度规范以及档案管理质量和监督，其一表现在《规定》第四章第一节第二十三条规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力。这一论述对电子档案的效力进行了正面回应，将近些年档案行业对电子档案属性的认识通过规章的形式确定下来，有利于定纷止争，将电子档案的关注方向从理论争议引导到具体管理上来。其二表现在第五章《规定》对机关档案信息化建设的专章规定中“数字化工作要建立常态化机制，重视真实性管理和全文识别（OCR）工作”，另制度中也加大了国家对地方电子化档案的监督检查力度。对电子档案质量的重视则需要加强文档质量的保证，主要通过增加平台信息审核版面以及完善档案管理人员体系。电子档案管理平台增加的审核版面应包括审核进度以及审核专员，对不同级别档案对应不用等级的档案审核员，审核版面和功能的增加可以提高各部门对档案的重视以及质量的保证；由此，明确审核专员等级则并不可少，电子档案如同纸质版档案也要拥有对档案质量把控的领导以及签名，在《规定》中已经逐渐在提高规范，例电子签名的法律效力等同于纸质签名，完善档案管理人员体系也是档案责任的体现。4 结语当前，区域教育学院的电子信息档案管理需要稳中求进，本文提出了改进和创新的建议：在统一归档制度以突出主题、提高文档辨识度、提高效率、建设档案文化；加强时间概念，以时间轴表现形式系统性展现区域部门、学校、个人的数据或主题性案卷，利于教育领导者科学决策；通过完善档案管理制度和增加平台审核版面，以提高电子信息档案质量，使平台的建设和使用更趋于成熟和稳健。参考文献[1]付馥蓉.中学档案数字化管理现状及对策分析[J].兰台内外,2019(09):65-66.[2]周帆.“互联网+”时代高校档案管理工作创新研究[J].办公室业务,2019(06):166.[3]郭庆.论学校文书档案管理信息的电子化应用[J].办公室业务,2018(06):95-96.

文章来源：《南昌师范学院学报》 网址: http://www.ncjyxyxb.cn/qikandaodu/2020/1019/359.html

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